Secretaria(o)-Recepcionista

Se requiere de una/un Secretaria(o)-Recepcionista para la Representación Residente de la CTB en Lima. La/El Secretaria(o)-Recepcionista reportará al Representante Residente y coordinará con los demás colaboradores de la oficina así como de unidades ejecutoras de proyectos y programas.

OBJETIVOS DE LA FUNCIÓN

Aportar un soporte administrativo y organizacional en el seno de la representación a fin
▪ de proveer un servicio óptimo en el manejo de información expedientes e información vinculados a la representación ;
▪ apoyar a los colaboradores de la representación en el cumplimiento de sus tareas cotidianas ;
▪ facilitar los intercambios entre la representación y los otros departamentos de la CTB, los socios, los proyectos.

DOMINIOS DE RESULTADO

Dominio de resultado 1 : en calidad de : Asistente administrativa(o)
Asumir la realización de tareas administrativas generales (correo, seguimiento de documentos)
Con la finalidad de garantizar un soporte administrativo eficaz a los superiores y a los colaboradores.

Tareas principales :

• Administrar el correo que ingresa y egresa: (correos electrónicos, cartas, fax, etc.): impresión/copia en caso necesario, registro, clasificación, archivos;
• Administrar los correo electrónicos de interés general;
• Elaborar cartas standard;
• Difundir mensajes de correo electrónico, memorando, cartas etc.;
• Mecanografía de correspondencia/documentos;
• Asegurar la disposición de los documentos y presentación, introducir correcciones en textos;
• Gestión de la agenda de la representación;
• Registro de los días de permiso y de misiones en el planning central;
• Apoyo administrativo general de la representación (copias, escáner de documentos, establecer y transferir algunos formularios (ej. solicitud de permisos para cooperantes, grabar CD' s, enviar fax, etc.);
• Ayudar en la organización administrativa de misiones del exterior (reserva de hotel, organización agenda de reuniones, etc.);
• Preparar y enviar documentos hacia los proyectos, los socios, etc.

Dominio de Resultado 2 : en calidad de : Persona de contacto Centralizar las llamadas internas y externas, recibir documentos, sellar cargos, recibir visitas y atender al público en general Con la finalidad de ayudar a los colaboradores, a la dirección y al público en general en obtener las informaciones solicitadas y mostrar imagen de un servicio de calidad.

Tareas principales :
• Orientar y filtrar las llamas recibidas ;
• Atender a las visitas y al público en general ;
• Transmitir toda información del Representante Residente hacia los colaboradores.

Dominio de Resultado 3 : en calidad de : Organizador(a) Asegurar la organización, el buen desarrollo y el seguimiento de reuniones o de eventos internos o externos Con la finalidad de brindar servicios de calidad y de favorecer la comunicación y el intercambio de información.

Tareas principales :
• Organización práctica de reuniones (reservas, envío invitaciones,…) ;
• Elaboración de reportes de reuniones en casos específicos;
• Difusión de reportes/documentos a los actores involucrados.

Dominio de Resultado 4 : en calidad de : Responsable de los archivos de documentos Responsable del correcto registro, clasificación y archivo de la correspondencia y de todo documentos pertinente.
Con la finalidad de permitir a los superiores y colaboradores acceder rápidamente a toda información solicitada.

Tareas principales :
• Clasificar y archivar la documentación de todo tipo ;
• Actualizar toda información pertinente ;
• Recoger y organizar la documentación de forma proactiva ;
• Mantener los archivos en orden.

Dominio de Resultado 5 : en calidad de : Apoyo al responsable logístico
Colaborar con el encargado de la logística en asegurar la presencia de material necesario para el buen funcionamiento del servicio
Con la finalidad de facilitar las tareas de cada colaborador brindando el soporte logístico adecuado.

Tareas principales :

• Colaborar con el encargado de la logística dando avisos previos sobre la necesidad de adquirir material necesario y adecuado.

DIPLOMA Y/O EXPERIENCIA REQUERIDA PARA EL PUESTO
Diploma de Secretariado de academia de prestigio o experiencia minima de 3 años en actividades propias de la función.

CONOCIMIENTOS TECNICOS REQUERIDOS
• Domino del español escrito y hablado (excelente redacción);
• Muy buenos conocimientos del francés escrito y hablado ;
• Muy buenos conocimientos de MS Office (Word, Excel, Powerpoint,).

La/El candidata(o) idónea(o) deberá contar con facilidad para la toma de decisiones, solución de problemas, negociaciones, servicio al público, comunicación oral y escrita destacada, compromiso, creatividad, discreción, honestidad, iniciativa, habilidad para establecer relaciones interpersonales exitosas, responsabilidad y trabajo en equipo. El horario de trabajo será de lunes a viernes de 8:00 am a 5:00 pm. Con una hora de almuerzo. El/La profesional contratada(o) deberá ofrecer disponibilidad para viajar eventualmente dentro del país. Se ofrece atractiva remuneración y beneficios de acuerdo a ley desde el primer día, y la posibilidad de incorporarse a una organización de prestigio. Agradeceremos a las/los interesadas(os) se sirvan remitirnos su Curriculum Vitae con fotografía reciente al correo Vanessa.irus@btcctb.org.pe, indicando en el Asunto el título de la posición a la que postula. De no contar con los requisitos solicitados se agradecerá abstenerse de postular.

La fecha límite para postular es el 05 de febrero del 2009 a las 9:00 am.

Programme Officer

Vacancy Details

Vacancy Code : VA/LCO/2009/Programme OfficerNO-A
Post Title : Programme Officer Post Level NO-A (local position)*
Org Unit Latin America and the Caribbean Office, Peru Operations Centre
Duty Station Lima, Peru
Duration 01 year
Closing Date 05 de febrero de 2009

Background

UNOPS is a self-financing entity of the United Nations system, with more than a decade of experience in providing operational management services in developing nations and post-conflict/emergency situations. UNOPS Peru Operations Centre (PEOC) provides services to the UN System, the Peruvian Government, the different regional and municipal governments, International Financial Institutions, the donor community, and others, for the implementation of projects in the field of infrastructure, disaster management and complex procurement project

Duties and Responsibilities
Under the overall guidance and supervision of Director PEOC, the Programme Officer supports the design and development of business plans for acquisition and growth of business portfolio to meet revenue and income target and the administration and delivery of top quality service responsive to client needs. The incumbent reports to Director PEOC for general guidance and supervision of nonroutine issues and takes decision on clearly established authority within established guidelines.

Main duties and responsibilities are the following:

• Preparation and/or contributions to work plan for portfolio management. Setting of goals, targets and performance standards for portfolio under his/her responsibility.
• Preparation of project budgets and revisions, in consultation with the appropriate parties. Preparation of Terms of Reference for subcontractors and consultants; preparation of lists of
• suitable firms or institutions, and individual consultants; evaluation of proposals received; preparation of recommendations for contract awards; negotiation with successful bidder, for approval.
• Preparation of contract documents and letters of agreement with institutions and UN agencies; administration of contracts and agreements and process amendments, if required, for approval.
• Evaluation, updating and monitoring performance of roster of service providers of suitable firms or institutions. Preparation of Tenders and recommendation of contract awards to asses best service providers.
• Certification of disbursements of allocated financial resources for the portfolio.
• Active work with clients on proposed projects, implementation plans, cost implications, identification of milestones to ensure success.
• Evaluation of economic, political, social and other relevant reports to assess potential business opportunities and submit analytical reports on outcome and proposals for action.
• Contribution to the development of tools and platform for data and content management in order to ensure information and knowledge sharing with clients and partners.
• Focus on clients’ services, keeping them informed of portfolio progress; solicit feedback Interaction with internal clients and regional/portfolio managers to integrate and harmonize approaches.

Required Selection Criteria

Competencies

• Strong service and client orientation, planning and organization skills necessary.
• Ability to translate and apply business acumen and technical expertise and thorough knowledge of UNOPS operations, to plan business acquisition and growth; and to direct operations of a large, complex operation and service delivery.
• Good team player, and strong interpersonal and communication skills.
• Ability to recognize and seize potential market opportunities and challenges and to take timely and independent decisions to meet goals and objectives.
• Capacity for persuasive communication, consensus building and obtaining commitments from clients/partners.
• Knowledge of ERP (Peoplesoft) systems. Strong knowledge of IT packages.
• Ability to apply technical skills to ensure delivery of services responsive to clients.
• Ability to network, to partner and actively interface with internal and external clients and partners to meet work objectives.
• Experience in Procurement Processes at the UN, level and international and local entities level.

Education/Experience/Language

• Advanced university degree, preferably in one or more of the following disciplines: international affairs, business administration, social sciences, economics, agriculture, environmental studies, development studies, or another field relevant to international development assistance or a First University degree in related fields combined with four years of experience in similar responsible position.
• At least two years of relevant experience at the national or international level in providing management advisory services and hands-on experience in design, monitoring and evaluation or development projects.
• Experience in the use of computers and office software packages and handling of web based
  
• Fluency in written and spoken Spanish and knowledge of English.

Submission of Applications

Qualified candidates may submit their application, including a letter of interest, complete Curriculum Vitae and an updated United Nations Personal History Form (P.11) (available on our website), to lco@unops.org via email. Kindly indicate the vacancy number and the post title in the subject line when applying by email.

* Please note that this is a local post and is open to all nationals of the country of the duty station and to individuals who have a valid work permit.

Additional Considerations

- Applications received after the closing date will not be considered.
- Only those candidates that are short-listed for interviews will be notified.
- Qualified female candidates are strongly encouraged to apply.
- UNOPS reserves the right to appoint a candidate at a level below the advertised level of the post.

For more information on UNOPS, please visit the UNOPS website at www.unops.org.

Asistente de Procesos (2 vacantes)

Detalles de la Vacante

Código Vacante : VA/LCO/2009/ Asistente de ProcesosICS5
Título del puesto Asistente de Procesos (2 vacantes disponibles)
Nivel del Puesto G5 – ICS 5 (puesto local)*
Unidad Organizacional Centro de Operaciones de Peru (PEOC)
Sede Lima, Perú
Duración 01 año
Fecha de cierre 05 de febrero de 2009

Tareas y responsabilidades

Bajo la supervisión directa del Gerente del Centro de Operaciones el/la Asistente de Procesos lleva a cabo las siguientes actividades en colaboración con Oficial de Programas del Equipo de trabajo:

- Apoyo en la preparación de borradores de bases de licitación en coordinación con el Consultor responsable en el equipo de trabajo.
- Responsable del envío de documentos de licitación a los organismos que son clientes del Centro de Operaciones.
- Responsable de la recepción de consultas sobre procesos licitatorios y preparación de notas
aclaratorias correspondientes.
- Se encarga del envío absolución de consultas a las firmas participantes y a los organismos clientes.
- Apoyo en la preparación del Borrador de Informe de Evaluación Técnica y Económica.
- Responsable del envío de cartas a firmas participantes solicitando aclaraciones a la documentación presentada en procesos de licitación.
- Preparación de la notificación sobre los resultados de los procesos de licitación a las firmas
participantes y a los organismos clientes.
- Se encarga de la administración de Fianzas para procesos de licitación y contratos emitidos de
obras, verificando su validez; así mismo solicitando ampliación el plazo cuando corresponda o su devolución.
- Preparación cuando sea requerido de documentos de evaluación para firmas participantes en
procesos de adquisiciones.
- Es responsable de la recepción de documentos sobre reclamos a procesos y seguimiento con la
persona asignada al caso.
- Ingreso en el sistema automatizado correspondiente, las solicitudes de aprobación al Comité de
Adquisiciones de UNOPS.
- Apoyo en la preparación en las comunicaciones sobre resultados de procesos de licitación.
- Responsable de la devolución de documentos no abiertos a firmas participantes en procesos de
adquisiciones.
- Elaboración y envío de informes respecto a los procesos de adquisiciones, a los diferentes
organismos clientes del Centro de Operaciones.
- Encargado de la preparación de borradores de órdenes de compra y contratos de servicios y obras.
- Redacción de las actas de recepción y apertura correspondientes a documentos de procesos de
compra.
- Facilitación del intercambio de información con proponentes, organismos clientes, agencias del
Sistema de Naciones Unidas.
- Distribución de correspondencia recibida sobre los procesos varios a cargo del equipo de trabajo, siendo responsable de la reproducción de la misma cuando sea necesario.
- Organización de reuniones regulares y ad-hoc; preparación de minutas y resúmenes de las acciones que se tomen; seguimiento al progreso de asuntos que se planifiquen tanto con clientes del Centro de Operaciones como firmas proponentes.

Criterio de selección requerido

Competencias

- Habilidades: Capacidad analítica, coordinación y facilidad de negociación.
- Actitudes: Debe estar orientado al servicio al cliente, orientado a metas.
- Habilidad y experiencia de trabajar por objetivos, facilidad para monitorear el desempeño y
tomar las medidas correctivas que correspondan.
- Habilidad para trabajar siguiendo normas y regulaciones, así como procedimientos
establecidos por la organización.
- Habilidad para trabajar bajo presión y poder tomar acciones de manera proactiva
- Trabajo en equipo: Habilidad para interactuar, establecer y mantener relaciones laborales
efectivas con las personas en un ambiente multicultural, multi-étnico con sensibilidad y respeto a la diversidad.
- Compromiso en el aprendizaje continuo: Disposición para mantenerse al tanto en nuevos desarrollos relevantes a su campo de trabajo.
- Comunicación: Capacidad de comunicación comprobada (oral y escrita)
- Adicionalmente a los valores y competencias clave de las Naciones Unidas y la UNOPS debe
demostrar un buen conocimiento de las políticas de la UNOPS y entendimiento de sus operaciones; buen juicio y manejo discreto de material confidencial.
- Excelentes capacidades analíticas y de organización.

Educación/Experiencia/Idioma

- Educación secundaria completa
- 3 a 5 años de experiencia en el área administrativa y/o de adquisiciones de preferencia en organizaciones internacionales
- Buen manejo de prácticas de adquisiciones internacionales públicas es una ventaja
- Buen manejo de paquetes de software MS Word, Excell
- Experiencia en sistemas automatizados como Atlas es una ventaja
- Dominio del idioma español y conocimiento del idioma inglés

Envío de solicitudes

Los candidatos calificados deben enviar su solicitud, incluyendo una carta de interés, Curriculum Vitae actualizado y complete; así como un formulario de historia personal (P.11) (disponible en nuestro sitio web) a lco@unops.org a través de correo electrónico Por favor el código de la vacante y el título del puesto en la sección de asunto, cuando se aplique a través de correo electrónico.
* Por favor notar que este es un puesto a nivel local y está abierto a los ciudadanos locales del país de la sede del puesto, así como a individuos que tienen un permiso de trabajo valido.

Consideraciones Adicionales
- Solicitudes recibidas después de la fecha de cierre no serán consideradas
- Únicamente los candidatos que sea parte de la lista corta para entrevistas serán notificados.
- Se invita a todas las candidatas calificadas a enviar sus solicitudes
- UNOPS se reserva el derecho de nombrar a un candidato en un nivel inferior al anunciado para el puesto.

Para más información sobre UNOPS, por favor visite el sitio website de UNOPS: www.unops.org.

Asistente de Compras

UNOPS apoya a sus socios en el sistema de Naciones Unidas en las necesidades a nivel mundial para construir la paz, recuperación de desastres y creación de un desarrollo sostenible. UNOPS es conocida por su habilidad para implementar proyectos complejos en todos los tipos de ambientes alrededor del mundo. En un esfuerzo para promover la excelencia organizacional, UNOPS busca individuos altamente calificados para la siguiente posición:

Detalles de la Vacante
Código Vacante : VA/LCO/2009/Asistente de ComprasICS5
Título del puesto : Asistente de Compras
Nivel del Puesto G5 – ICS 5 (puesto local)*
Unidad Organizacional Centro de Operaciones de Peru (PEOC)
Sede Lima, Perú
Duración 01 año
Fecha de cierre 05 de febrero de 2009

Tareas y responsabilidades

Bajo la supervisión directa del Gerente del Centro de Operaciones el/la Asistente de Compras lleva a cabo las siguientes tareas en colaboración con Oficial de Programas del Equipo de trabajo:

- Responsable de coordinar reuniones aclaratorias de procesos y contratos con contratistas en base a la documentación proporcionada por el Área de Procesos.
- Preparación de la Orden de Compra correspondiente, para aprobarse en el sistema automatizado de
la organización, después de haber completado los pasos requeridos para llevar a cabo el proceso.
- Revisión de la documentación requerida previa a la firma del contrato u órdenes de compra. Esto
incluye, garantías bancarias y otras garantías que se indiquen en los documentos de licitación. Después de la firma del contrato es responsable de Actualización de archivo de Cartas Fianzas confirmando su vigencia.
- Participa activamente en reuniones con las diversas partes involucradas en procesos tales como
entidades, contratistas y proveedores.
- Revisión detallada de la documentación presentada para la solicitud de emisión de pagos y obtención de las aprobaciones correspondientes.
- Ese responsable, en el caso de siniestros de llevar a cabo las gestiones correspondientes con la
compañía de seguros. Se encarga de revisar la documentación y cotizaciones a fin de remitirlas para aprobación y aceptación de nuevas medidas.
- Prepara la documentación de procesos de compra para la Comisión de Adquisiciones y Contratación
de la organización, relativa a las enmiendas a los contratos y / o órdenes de compra de acuerdo con las instrucciones descritas en el Manual de Adquisiciones de la UNOPS.
- Responsable en coordinación con el Oficial de Programas del equipo de trabajo para remitir
información requerida por la Comisión de Adquisiciones y Contratación de la organización.
- Llevar control de los contratos y/o órdenes de compra hasta su finalización. Esto incluye la estimación de las penalidades y / o gastos a cargo de los contratistas o proveedores, de conformidad con las condiciones establecidas en los correspondientes contratos o de órdenes de compra.
- Organización de reuniones regulares con organismos clientes y proveedores; preparación de minutas
y resúmenes de las acciones que se tomen; seguimiento al progreso de asuntos que se planifiquen tanto con clientes del Centro de Operaciones como firmas proponentes.
- Atención a las consultas de clientes y proveedores, tanto de manera verbal y escrita.
- Mantener actualizado el archivo de órdenes de compra y contratos con toda la documentación
relativa.
- Preparación de respuestas a comunicaciones recibidas, en coordinación con el Ingeniero y/o Supervisor a cargo en caso de temas técnicos.
- Distribución de correspondencia recibida, siendo responsable de la reproducción de la misma cuando
sea necesario.
- Se encarga de actualizar tablas de procesos licitatorios bajo su equipo de trabajo.

Criterio de selección requerido

Competencias

- Habilidades: Capacidad analítica, coordinación y facilidad de negociación.
- Actitudes: Debe estar orientado al servicio al cliente, orientado a metas.
- Habilidad y experiencia de trabajar por objetivos, facilidad para monitorear el desempeño y
tomar las medidas correctivas que correspondan.
- Habilidad para trabajar siguiendo normas y regulaciones, así como procedimientos
establecidos por la organización.
- Habilidad para trabajar bajo presión y poder tomar acciones de manera proactiva
- Trabajo en equipo: Habilidad para interactuar, establecer y mantener relaciones laborales
efectivas con las personas en un ambiente multicultural, multi-étnico con sensibilidad y respeto a la diversidad.
- Compromiso en el aprendizaje continuo: Disposición para mantenerse al tanto en nuevos
desarrollos relevantes a su campo de trabajo.
- Comunicación: Capacidad de comunicación comprobada (oral y escrita)
- Adicionalmente a los valores y competencias clave de las Naciones Unidas y la UNOPS debe
demostrar un buen conocimiento de las políticas de la UNOPS y entendimiento de sus operaciones; buen juicio y manejo discreto de material confidencial.
- Excelentes capacidades analíticas y de organización.

Educación/Experiencia/Idioma

- Educación secundaria completa
- 3 a 5 años de experiencia en el área administrativa y/o de adquisiciones de preferencia en organizaciones internacionales
- Buen manejo de prácticas de adquisiciones internacionales públicas es una ventaja
- Buen manejo de paquetes de software MS Word, Excell
- Experiencia en sistemas automatizados como Atlas es una ventaja
- Dominio del idioma español y conocimiento del idioma inglés

Envío de solicitudes

Los candidatos calificados deben enviar su solicitud, incluyendo una carta de interés, Curriculum Vitae actualizado y complete; así como un formulario de historia personal (P.11) (disponible en nuestro sitio web) a lco@unops.org a través de correo electrónico Por favor el código de la vacante y el título del puesto en la sección de asunto, cuando se aplique a través de correo electrónico.
* Por favor notar que este es un puesto a nivel local y está abierto a los ciudadanos locales del país de la sede del puesto, así como a individuos que tienen un permiso de trabajo valido.

Consideraciones Adicionales
- Solicitudes recibidas después de la fecha de cierre no serán consideradas
- Únicamente los candidatos que sea parte de la lista corta para entrevistas serán notificados.
- Se invita a todas las candidatas calificadas a enviar sus solicitudes
- UNOPS se reserva el derecho de nombrar a un candidato en un nivel inferior al anunciado para el puesto. Para más información sobre UNOPS, por favor visite el sitio website de UNOPS: www.unops.org.