Asistente de Compras

UNOPS apoya a sus socios en el sistema de Naciones Unidas en las necesidades a nivel mundial para construir la paz, recuperación de desastres y creación de un desarrollo sostenible. UNOPS es conocida por su habilidad para implementar proyectos complejos en todos los tipos de ambientes alrededor del mundo. En un esfuerzo para promover la excelencia organizacional, UNOPS busca individuos altamente calificados para la siguiente posición:

Detalles de la Vacante
Código Vacante : VA/LCO/2009/Asistente de ComprasICS5
Título del puesto : Asistente de Compras
Nivel del Puesto G5 – ICS 5 (puesto local)*
Unidad Organizacional Centro de Operaciones de Peru (PEOC)
Sede Lima, Perú
Duración 01 año
Fecha de cierre 05 de febrero de 2009

Tareas y responsabilidades

Bajo la supervisión directa del Gerente del Centro de Operaciones el/la Asistente de Compras lleva a cabo las siguientes tareas en colaboración con Oficial de Programas del Equipo de trabajo:

- Responsable de coordinar reuniones aclaratorias de procesos y contratos con contratistas en base a la documentación proporcionada por el Área de Procesos.
- Preparación de la Orden de Compra correspondiente, para aprobarse en el sistema automatizado de
la organización, después de haber completado los pasos requeridos para llevar a cabo el proceso.
- Revisión de la documentación requerida previa a la firma del contrato u órdenes de compra. Esto
incluye, garantías bancarias y otras garantías que se indiquen en los documentos de licitación. Después de la firma del contrato es responsable de Actualización de archivo de Cartas Fianzas confirmando su vigencia.
- Participa activamente en reuniones con las diversas partes involucradas en procesos tales como
entidades, contratistas y proveedores.
- Revisión detallada de la documentación presentada para la solicitud de emisión de pagos y obtención de las aprobaciones correspondientes.
- Ese responsable, en el caso de siniestros de llevar a cabo las gestiones correspondientes con la
compañía de seguros. Se encarga de revisar la documentación y cotizaciones a fin de remitirlas para aprobación y aceptación de nuevas medidas.
- Prepara la documentación de procesos de compra para la Comisión de Adquisiciones y Contratación
de la organización, relativa a las enmiendas a los contratos y / o órdenes de compra de acuerdo con las instrucciones descritas en el Manual de Adquisiciones de la UNOPS.
- Responsable en coordinación con el Oficial de Programas del equipo de trabajo para remitir
información requerida por la Comisión de Adquisiciones y Contratación de la organización.
- Llevar control de los contratos y/o órdenes de compra hasta su finalización. Esto incluye la estimación de las penalidades y / o gastos a cargo de los contratistas o proveedores, de conformidad con las condiciones establecidas en los correspondientes contratos o de órdenes de compra.
- Organización de reuniones regulares con organismos clientes y proveedores; preparación de minutas
y resúmenes de las acciones que se tomen; seguimiento al progreso de asuntos que se planifiquen tanto con clientes del Centro de Operaciones como firmas proponentes.
- Atención a las consultas de clientes y proveedores, tanto de manera verbal y escrita.
- Mantener actualizado el archivo de órdenes de compra y contratos con toda la documentación
relativa.
- Preparación de respuestas a comunicaciones recibidas, en coordinación con el Ingeniero y/o Supervisor a cargo en caso de temas técnicos.
- Distribución de correspondencia recibida, siendo responsable de la reproducción de la misma cuando
sea necesario.
- Se encarga de actualizar tablas de procesos licitatorios bajo su equipo de trabajo.

Criterio de selección requerido

Competencias

- Habilidades: Capacidad analítica, coordinación y facilidad de negociación.
- Actitudes: Debe estar orientado al servicio al cliente, orientado a metas.
- Habilidad y experiencia de trabajar por objetivos, facilidad para monitorear el desempeño y
tomar las medidas correctivas que correspondan.
- Habilidad para trabajar siguiendo normas y regulaciones, así como procedimientos
establecidos por la organización.
- Habilidad para trabajar bajo presión y poder tomar acciones de manera proactiva
- Trabajo en equipo: Habilidad para interactuar, establecer y mantener relaciones laborales
efectivas con las personas en un ambiente multicultural, multi-étnico con sensibilidad y respeto a la diversidad.
- Compromiso en el aprendizaje continuo: Disposición para mantenerse al tanto en nuevos
desarrollos relevantes a su campo de trabajo.
- Comunicación: Capacidad de comunicación comprobada (oral y escrita)
- Adicionalmente a los valores y competencias clave de las Naciones Unidas y la UNOPS debe
demostrar un buen conocimiento de las políticas de la UNOPS y entendimiento de sus operaciones; buen juicio y manejo discreto de material confidencial.
- Excelentes capacidades analíticas y de organización.

Educación/Experiencia/Idioma

- Educación secundaria completa
- 3 a 5 años de experiencia en el área administrativa y/o de adquisiciones de preferencia en organizaciones internacionales
- Buen manejo de prácticas de adquisiciones internacionales públicas es una ventaja
- Buen manejo de paquetes de software MS Word, Excell
- Experiencia en sistemas automatizados como Atlas es una ventaja
- Dominio del idioma español y conocimiento del idioma inglés

Envío de solicitudes

Los candidatos calificados deben enviar su solicitud, incluyendo una carta de interés, Curriculum Vitae actualizado y complete; así como un formulario de historia personal (P.11) (disponible en nuestro sitio web) a lco@unops.org a través de correo electrónico Por favor el código de la vacante y el título del puesto en la sección de asunto, cuando se aplique a través de correo electrónico.
* Por favor notar que este es un puesto a nivel local y está abierto a los ciudadanos locales del país de la sede del puesto, así como a individuos que tienen un permiso de trabajo valido.

Consideraciones Adicionales
- Solicitudes recibidas después de la fecha de cierre no serán consideradas
- Únicamente los candidatos que sea parte de la lista corta para entrevistas serán notificados.
- Se invita a todas las candidatas calificadas a enviar sus solicitudes
- UNOPS se reserva el derecho de nombrar a un candidato en un nivel inferior al anunciado para el puesto. Para más información sobre UNOPS, por favor visite el sitio website de UNOPS: www.unops.org.